Стратегическая сессия является общей встречей, на которой обновляются как задачи, так и видение организации, назначаются новые приоритеты. Это некий инструмент в управлении, влияющий на эффективность выполнения работы, мотивацию и заинтересованность всего коллектива.
Что касается сроков проведения стратегической сессии, то здесь уже каждая организация выбирает их самостоятельно. Например, ежемесячно, один раз в полгода, в год и т.д. Если компания маленькая, то обычно такое мероприятие проводится собственником и людьми, отвечающими за бизнес в целом – соучредителем, либо же операционным директором. Нередко для решения задачи привлекается консалтинговая компания, коуч или другие профессионалы.
Основные этапы общей сессии
Такое собрание позволяет максимально грамотно и слаженно настроить стратегическое планирование. Проводится обычно в несколько этапов:
- Собирается информация по результатам работы подразделов и выполняется анализирование.
- Транслируется система видений на новый период от собственника к каждому управляющему.
- Формируются основные задачи по отделам, с учетом тех же видений.
- Выполняется общекомандное стратегическое мероприятие, на котором анонсируют результаты и основные задачи на текущий период.
- Разделяются цели всех отделов на дополнительные подзадачи.
Проведение стратегических сессий
Как правило, план собраний состоит из:.
- Подготовки. На нее уходит около 75% времени по сравнению с длительностью мероприятий.
- Целеполагания. Здесь проговариваются и прописываются все задачи.
- Анализа ситуации. Сюда относится оценка ситуации в самой компании, изучается рынок, конкуренция и множество внешних нюансов, влияющих на показатели бизнеса. В данном случае требуется знать конкурентов, иначе вы не сможете понять, какая именно конкурентная стратегия требуется.
- Прогнозирования. Речь идет об общих прогнозах развития бизнеса и о частных по определенным направлениям деятельности.
- Определения альтернатив. Обдумываются разнообразные варианты действий в бизнесе.
- Выбора альтернатив. Здесь подбирается самое подходящее направление.
- Проработки принятых решений и определения особенностей реализации плана. Нужно решить, какой результат, и в какой срок должен быть достигнут.
- Постановки задач, формирования действий. Весь процесс разбивается на небольшие задачи, так как их значительно проще выполнять, причем положительный промежуточный результат всегда повысит мотивацию и заинтересованность каждого сотрудника.
В итоге управленцы получают план действий на новый период для всех отделов.
Несколько частых ошибок при сессиях
Во время проведения данных мероприятий рекомендуется избегать следующих ошибок.
- Выборочно собирать мнения.
Необходимо, чтобы во время стратегического планирования услышали и вовлекли в процесс абсолютно всех участников. Обеспечение комфортного ритма для каждого рабочего ― одна из главных задач HR-отдела. В общем, процесс нужно организовать так, чтобы у каждого была своя задача. Самое эффективное решение в таком случае – проведение опроса.
- Сотрудникам не интересно.
HR-отделом прописывается весь сценарий мероприятия. Также не стоит забывать и о человеческом факторе – чтобы все комфортно сидели, хорошо слышали друг друга, видели. Между задачами нужно делать перерывы. Если группа маленькая, то лучше время для отдыха выбирать в процессе сессии. Если же в коллективе более 40 человек, рекомендуется делать 20-минутные паузы каждый час или полтора.
Обратите внимание, что перед перерывом каждая часть сессии должна быть доведена завершения с точки зрения логики.
- Отсутствует обратная связь.
Иногда случается так, что некоторые работники что-либо недопоняли из собрания либо с чем-то не согласны. Не стоит игнорировать это, лучше все-таки собрать обратную связь. Управленцы должны собрать фидбек от команды в целом. Обычно это делается при разделении целей на несколько задач в каждом отделе.
При проведении стратегической сессии стоит убедиться, что менеджер полностью понимает, зачем требуется проводить это собрание, что надо получить по его результатам. Также необходимо особое внимание обращать на то, в каком виде руководитель представит отчетность. Возможна заготовка шаблонов презентаций, типовых бланков, списка всех требуемых показателей. Таким образом, удастся сэкономить их время и свести подачу данных к одному формату.
Если желаете успешно и результативно провести стратегическую сессию, обращайтесь в центр Дамиана Синайского. Здесь вам помогут эффективно организовать мероприятие, а также детально разработают план проведения. В итоге вы получите новый план действий для всего коллектив и бизнеса в целом.